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取引先やお客様に年賀状を出したいけれど、住所は名刺の束、メールの署名、去年の年賀状にバラバラ……。一人総務・一人営業の方が、年賀状の時期に迷わないための宛名の住所録を、エクセルで作る方法をまとめました。
そのまま使える無料テンプレートつきです。（2026年10月時点の内容です。お客様とのやりとりの管理は、別の記事「顧客管理はエクセルで足りる？」で紹介しています。）
年賀状の住所って、名刺やメールにバラバラ…毎年探すだけで大変！
宛名用の住所録を1つにしよう。「今年の年賀状：出す・出さない」の列があると、毎年の見直しがすごく楽になるよ。
結論：宛名の住所録は10〜12列で足りる
- 宛名の住所録は、10〜12列で十分です
- 毎年の見直しが楽になるのは、「今年の年賀状：出す／出さない」の列
- 住所録は個人情報です。絞る・守る・消すの3つを決めておきましょう
- テンプレートをダウンロードして、すぐ使えます
2027年用の年賀はがき：日本郵便の公式発表で確認した日付
日本郵便の公式発表（2026年8月31日付）によると、2027（令和9）年用の年賀はがきなどは次のとおりです（確認日：2026年10月20日）。
| 項目 | 日付 |
|---|---|
| 年賀はがきの販売 | 2026年11月2日（月）9:00から、2027年1月15日（金）まで（郵便局など） |
| 年賀状の引受開始 | 2026年12月20日（日）（従前は12月15日） |
| 元日に届けるための差出の目安 | 2026年12月27日（日）（従前は12月25日） |
| ネットショップ（切手・はがきストア）の注文受付 | 2026年10月26日（月）から2027年1月13日（水）まで |
出典：日本郵便株式会社 2026年8月31日付の発表（PDF）。最新の情報や、ほかの券種・サービスは、日本郵便の公式で確認してください。
年賀状の住所録に必要な項目
| 項目 | 入れる内容 |
|---|---|
| ID | 001、002… |
| 氏名・フリガナ | 宛名と、並べ替え用 |
| 会社名・部署・役職 | 取引先の場合 |
| 郵便番号 | 文字として入力（先頭の0が消えないように） |
| 住所1・住所2 | 都道府県〜番地／建物名・部屋番号を分ける |
| 連名 | ご家族や同じ会社の方。宛名印刷で使えます |
| 今年の年賀状 | 出す／出さない／迷い中（選択式） |
| 喪中・欠礼 | 喪中のお知らせをいただいた方 |
| メモ | お付き合いの経緯など（必要なことだけ） |
無料テンプレート：ダウンロードして使う
そのまま使えるエクセルの住所録を用意しました。サンプルの3件は、すべて架空のデータです。消して、ご自身の情報を入力してください。
- 「今年の年賀状」は、選ぶだけの選択式（出す・出さない・迷い中）
- 1行目を固定し、フィルターをつけてあります（「出す」だけ取り出せます）
- 郵便番号は文字として扱うので、0が消えません
- マクロ（自動プログラム）は入っていません
※自由にお使いください。再配布はご遠慮ください。
宛名の印刷：Wordの「はがき宛名面印刷」
Excelで作った住所録は、Wordの差し込み文書から宛名面に取り込めます。Microsoftの案内では、「差し込み文書」タブの「はがき印刷」から「宛名面の作成」を選び、ウィザードで「既存の住所録ファイル」を指定します。連名は、住所録の「連名」欄に名前が入っている場合に表示される、と説明されています（確認日：2026年10月20日）。詳しい手順は、Microsoft「カンタン宛名面印刷」で確認してください。
この記事のテンプレートの列名は、ウィザードでの取り込みに合わせて調整が必要な場合があります。最初に、架空のデータで試してみてください。
自分で作る手順（テンプレートを使わない場合）
- 項目を決めて、1行目に書く（空の行を作らない・セルを結合しない）
- 1行に1人（1宛先）を入力する
- 1行目を固定する：2行目のセルを選び、［表示］タブの［ウィンドウ枠の固定］から［ウィンドウ枠の固定］を選ぶ
- 「今年の年賀状」を選択式にする：セルを選び、［データ］タブの［データの入力規則］を開き、［設定］の入力値の種類で［リスト］を選んで「出す,出さない,迷い中」と入れる
操作名は、Microsoft公式サポートで確認しました（確認日：2026年10月20日）。ドロップダウン リストを作成する／ウィンドウ枠の固定。
取引先に出すときの考え方
- 出す先は、会社の方針や、お付き合いの深さで決めます。迷う先は「迷い中」にして、年末に見直しましょう
- 肩書・部署名・住所は、名刺やメールの署名で最新を確認します
- 喪中のお知らせをいただいた方は「喪中」を選び、年賀状は出さない運用にします
年賀状を出すのをやめる「年賀状じまい」を考える方もいます。日本郵便は、上の発表の中で「年賀状じまいを考えている方も、今年も大切なあの人へ想いを伝えてみませんか」と案内しています。やめるか続けるかは、会社や自分の方針で決めてかまいません。
住所録の個人情報の扱い
お客様や取引先の名前・住所は個人情報です。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）では、個人情報データベース等を事業で使っていれば、人数の多い少ないに関係なく、小規模な事業者や個人事業主も対象になるとされています（確認日：2026年10月20日。個人情報保護委員会「ガイドライン（通則編）」）。また、利用目的はできる限り具体的に特定することが求められています。
- 必要な項目だけ入れる（年賀状に使わない生年月日などは入れない）
- ファイルにパスワードをつけ、保存場所と見る人を決める
- 不要になった情報は消す（利用の必要がなくなった個人データは、遅滞なく消去するよう努めることが、ガイドラインに書かれています）
- スマホやUSBメモリへの持ち出しルールを決める
- 取引先から預かった住所は、年賀状など、伝えた目的以外には使わない
住所録って、個人情報だよね？どこまで気をつければいいの？
必要な項目だけ入れて、パスワードをかけて、いらなくなったら消す。年賀状以外には使わない、が基本だよ。
※法律の判断や、お勤め先・取引先との決まりがある場合は、そちらを優先してください。
手書きの宛名をAIで読み取るには（近日公開）
手書きの宛名やハガキを、AIで読み取って住所録にする方法は、近日、別の記事で紹介する予定です。個人情報を入れる前に確認したいことが多いため、その点も含めて書きます。
手書きの宛名も、AIで読み取れるの？
近いうちに別の記事で書くね。個人情報だから、入れる前の確認が大事なんだ。
よくある質問
Q. 無料でできますか？
A. Excelをお持ちなら、追加の費用なしでできます。Googleスプレッドシートでも同じ形で作れます。
Q. 喪中のお知らせをいただいたら？
A. 「喪中・欠礼」の列で「喪中」を選び、年賀状は出さない運用にしておくと、見直しが楽です。
Q. 連絡先をGoogleコンタクトにまとめるのは？
A. 連絡先の管理にはGoogleコンタクトも使えます（Google連絡先（Googleコンタクト）とは？使い方を解説）。年賀状の宛名印刷に使うなら、エクセルの住所録が扱いやすいです。
まとめ
一人総務・一人営業の年賀状は、「出す先を決める」「住所録を1つにする」「個人情報を守る」の3つから。「今年の年賀状」の列があれば、毎年の見直しも楽になります。お客様とのやりとりの管理は顧客管理の記事もどうぞ。
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