一人総務がAIに任せている仕事10選｜議事録・メール・資料作成の使い分け

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「AIが便利なのは分かるけれど、実際の仕事で何に使えばいいのか分からない」「会社の情報を入れて大丈夫なのか不安」──AIの話題を見るたびに、こんなモヤモヤを感じていませんか。

あっぽ～

AIって便利そうだけど、仕事で何に使えばいいのか分からないし…
会社の情報を入れるのもちょっと怖いな

カリン

わかる！まずは「下書き」と「整理」から任せれば大丈夫。
一人総務でも今日から使える10個を紹介するね

総務や営業を一人で担当していると、議事録、メールの返信、社内のお知らせ、見積もりの集計と、細かい仕事が毎日のように積み上がります。どれも大切ですが、「考える仕事」の時間を削っているのも事実です。

この記事では、約30年、一人総務・営業として働いてきた筆者が、AIに任せている仕事を10個に絞って紹介します。あわせて、AIに任せてはいけない仕事と、情報漏えいを防ぐための設定もまとめました。

目次-index-

結論：AIには「下書き」と「整理」を任せ、判断と送信は自分でする
一人総務がAIに任せている仕事10選
反対に、AIに任せてはいけない仕事
情報漏えいを防ぐために、最初にやっておきたい設定
目的別：AIツールの選び方
よくある質問
まとめ：AIは「一人総務の右腕」。任せ方を決めれば仕事は確実に軽くなる
参考

結論：AIには「下書き」と「整理」を任せ、判断と送信は自分でする

先に結論です。AIに向いているのは、ゼロから文章を作る「下書き」と、長い情報を短くまとめる「整理」です。反対に、最終的な判断、社外への送信、数字や法令の確認は、今も人間の仕事です。

迷ったら「AIが作ったものを、自分がチェックしてから使う」の順番を守れば大きな失敗はしません。AIは優秀な新人アシスタント、責任者はあなた、という関係です。

使うツールは、次のように使い分けると迷いません。

文章づくり全般：ChatGPT や Gemini などのチャット型AI
Googleのアプリの中で使う：Gmail・ドキュメント・スプレッドシートに組み込まれた Gemini（Google Workspace）
会議や商談の録音・文字起こし：AIボイスレコーダー（PLAUD など）や、Google Meet の自動メモ

一人総務がAIに任せている仕事10選

ここからは、実際にAIに任せている仕事を、使う場面の多い順に紹介します。

1. 会議・打ち合わせの議事録づくり

議事録は、AIの効果がいちばん分かりやすい仕事です。録音した音声をAIが文字起こしし、「決まったこと」「宿題（誰が・いつまでに）」「次回の議題」に分けて要約してくれます。

Google Meet の「自動メモ（Take notes for me）」は日本語に対応しており、2026年6月からは個人向けの Google AI Pro・Ultra でも使えるようになりました。さらに2026年8月からは、会議室での対面の打ち合わせでも、Meet アプリの「メモを取る」ボタンから録音・要約できるようになっています（対象は Business Standard 以上の Google Workspace や Google AI Pro・Ultra など。スマホやプランによって使えるようになる時期が異なります）。Google Workspace の上位プランを使っていない方や、外出先の商談・電話が多い方は、AIボイスレコーダーのほうが便利です。

前までは、ひな形をネットで拾ってきて、そこから自分でリライトして作成してましたが、今はすべてこのパターンがほとんどです。やはり時代の流れにはついていかなければ

2. メールの下書き・返信文

「お詫び」「日程調整」「お断り」など、気を使うメールほどAIに下書きを頼むとラクになります。コツは、相手との関係・伝えたい結論・トーンの3つを最初に伝えることです。

例：「取引先の担当者あてに、納品が3日遅れることのお詫びメール。原因は部品の入荷遅れ。代わりの納期は○日。丁寧だが長すぎない文面で」

メールの時短については、もうメールに追われない！作成時間を半分にする「書かない」時短テクニックでも詳しく紹介しています。

3. 長いメール・資料の要約

取引先からの長いメールや、行政・業界団体からの通知文は、AIに「3行で要約して」「自分がやるべきことだけ箇条書きにして」と頼むと、読む時間が大きく減ります。Gmail に組み込まれた Gemini なら、メール画面のまま要約できます。

4. 社内のお知らせ・案内文

「年末年始の休業のお知らせ」「健康診断の案内」「備品の購入ルール」など、毎年似た文面になるお知らせは、AIに叩き台を作ってもらい、自社の情報に書き換えるだけにしています。

5. 資料・スライドの構成案

提案書や社内説明の資料は、いきなりパワーポイントを開くより、先にAIと「構成（見出しの流れ）」を作るほうが早く仕上がります。「誰に・何を決めてもらう資料か」を伝えると、的外れな構成になりにくいです。

6. スプレッドシートの関数・集計

「この表から、月ごと・担当者ごとの合計を出したい」と日本語で伝えれば、AIが関数を教えてくれます。スプレッドシートの Gemini 連携については、Googleスプレッドシート完全活用ガイドで詳しく解説しています。

7. 手順書・マニュアルの作成

一人総務の悩みは「自分が休むと仕事が止まる」こと。いつもの作業手順を箇条書きでAIに渡し、「新人でも分かる手順書に整えて」と頼むと、引き継ぎ資料の土台がすぐにできます。

8. 調べものの「下調べ」

制度やツールの違いをざっくりつかむ「下調べ」にもAIは便利です。ただし、AIの答えは古い情報や間違いを含むことがあります。料金・法令・期限は、必ず公式サイトで確認してから使うのが鉄則です。

9. 文章の校正・敬語チェック

自分で書いた文章を貼り付けて「誤字脱字と、失礼な表現がないか確認して」と頼むだけで、送信前の見直しがぐっとラクになります。社外向けの文書ほど効果があります。

10. やることの整理（タスクの分解）

「来月のイベント準備でやることを洗い出して、順番に並べて」と頼むと、抜け漏れの少ないToDoリストができます。できたリストは、タスク管理ツールに入れて管理すると安心です。ツールの使い方はBacklog（バックログ）の使い方完全ガイドをどうぞ。

反対に、AIに任せてはいけない仕事

便利なAIですが、次の仕事は任せきりにしないでください。

個人情報を含む作業：社員の住所・マイナンバー・給与、顧客の連絡先などは入力しない
最終判断：契約する・しない、採用、値引きなどの決定
社外への送信：AIが作った文章は、必ず自分で読んでから送る
数字・法令・期限の確定：税率、手続きの期限、金額はAIの答えをそのまま使わない

AIは、もっともらしい間違い（ハルシネーション）を書くことがあります。「それっぽいけど本当？」と一度立ち止まる習慣が、いちばんの安全対策です。

カリン驚

特に「個人情報」と「社外への送信」は要注意！
AIが書いた文章でも、責任を持つのは送った人だよ

AIといえど完ぺきではありません、必ずあなたが自分でチェックする事が必要、AIは「うそ」つきますよｗｗ

情報漏えいを防ぐために、最初にやっておきたい設定

会社の仕事でAIを使うなら、入力した内容がAIの学習に使われないように設定しておきましょう。

ChatGPT の場合

ChatGPT は、設定で「会話を学習に使わない」ようにできます。

画面のアカウントメニューから「設定」を開く
「データコントロール」を選ぶ
「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする

Google Workspace（会社のGoogleアカウント）の場合

Google Workspace の Gemini は、Google が公開しているプライバシーの説明で、組織のデータを許可なくAIモデルの学習に使わないとしています。個人の無料アカウントとは扱いが違うので、仕事では会社のアカウントを使うのがおすすめです。

目的別：AIツールの選び方

「どれから始めればいいの？」という方のために、目的別にまとめました。どれも無料で試せる範囲があるので、まずは1つ使ってみるのが近道です。

目的	おすすめ	向いている人
文章の下書き・要約・相談	ChatGPT / Gemini	まずはAIに慣れたい人
Gmail・ドキュメント・スプレッドシートの中で使いたい	Gemini（Google Workspace）	仕事でGoogleのアプリを使っている人
外出先の商談・電話の議事録	AIボイスレコーダー（PLAUD など）	外出や電話での打ち合わせが多い人、Google Workspace の上位プランを使っていない人
オンライン会議・会議室での対面会議の議事録	Google Meet の自動メモ	Google Workspace（Business Standard 以上）や Google AI Pro を使っている人