Googleフォームとスプレッドシートで申込管理を自動化する手順

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「セミナーやサービスの申込をメールや電話で受けていて、名簿への転記が手間」「返信を忘れていないか毎回不安」──一人で総務や営業を回していると、申込や問い合わせの管理だけで1日が終わってしまうこと、ありませんか。

この記事では、Googleフォームとスプレッドシートを連携して、申込・問い合わせの「受付→記録→通知→対応状況の管理」までを自動化する手順を、一人総務の目線でまとめました。プログラミングが苦手な方でも、手順1〜4だけで十分に使える仕組みが作れます。

結論：フォーム連携＋通知＋「対応状況」列の3つで、申込管理は8割自動化できる

• フォームの回答をスプレッドシートに自動で記録する（転記ゼロ）
• 新しい回答のメール通知と、回答者への受付メールを標準機能で設定する
• スプレッドシートに「対応状況」「担当」「対応日」の列を足して、漏れを見える化する

さらに、申込者ごとに内容を変えた受付メールを送りたい場合は、Google Apps Script（GAS）で自動返信を追加します（手順5）。

全体像：申込管理の自動化は「3ステップ」で考える

ステップ	やること	使う機能
①受け付ける	申込フォームを作り、URLを案内する	Googleフォーム
②記録・通知する	回答を表に自動で記録し、自分と申込者にメールを送る	回答のリンク・メール通知・回答のコピー送信
③対応を管理する	対応状況を入力し、未対応を色で目立たせる	プルダウン・条件付き書式・フィルタ

この3ステップを1枚の図にしておくと、社内やチームで仕組みを共有するときにも説明しやすくなります。

手順1：申込フォームを作る（項目は「あとで使う形」で設計する）

Googleフォームは、Googleフォームを開き、「空白のフォーム」から作れます。フォームの基本的な作り方やデザインの整え方は、おしゃれなGoogleフォームの作り方で詳しく解説しています。

申込管理で大切なのは、あとでスプレッドシートで使いやすい形で項目を作ることです。

• 氏名・メールアドレス・電話番号は必須（「必須」をオン）にする
• 日程や参加形式など、選択肢が決まっているものはラジオボタンやプルダウンにする（表記ゆれを防げる）
• 「個人情報の取り扱いに同意する」チェックボックスを最後に置く
• 集める情報は必要最小限にする（使わない項目は、管理の手間と情報漏えいのリスクを増やすだけ）

手順2：回答をスプレッドシートに自動で記録する

フォームができたら、回答の保存先としてスプレッドシートをつなぎます。

1. フォームの編集画面で「回答」タブを開く
2. 「スプレッドシートにリンク」（または「︙」→「回答の保存先を選択」）をクリックする
3. 「新しいスプレッドシートを作成」を選び、「作成」をクリックする

これで、申込があるたびに1行ずつ自動で記録されます。1列目には送信日時（タイムスタンプ）が入ります。

回答シートを扱うときの注意

• 回答が入るシートの行を並べ替えたり、途中の行を削除したりしない（並べ替えたいときは「フィルタ表示」を使う）
• フォームとスプレッドシートは別のファイルです。スプレッドシートを削除してもフォームは消えず、その逆も同じです
• フォームの質問を後から追加すると、回答シートの列も増えます。項目はできるだけ最初に固めておきましょう

手順3：自分への通知と、申込者への受付メールを設定する

新しい申込があったら自分にメールで知らせる

フォームの「回答」タブで「︙」をクリックし、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をオンにします。申込が入るたびにメールが届くので、見落としを防げます。

申込者に「受付完了」の控えを送る

フォームの「設定」タブ →「回答」で「メールアドレスを収集する」をオンにし、「回答のコピーを回答者に送信」を「常に表示」にします。申込者には、自分が入力した内容の控えが自動で届きます。

手順4：スプレッドシートで「対応状況」を管理する

回答シートの右側に、管理用の列を3つ追加します。

追加する列	入れる内容	設定のコツ
対応状況	未対応／連絡済み／完了 など	「データの入力規則」でプルダウンにする
担当	自分・外注先など	一人なら省略してもOK
対応日	連絡した日付	日付形式にしておくと並べ替えやすい

次に、「表示形式」→「条件付き書式」で、対応状況が「未対応」の行に色を付けます。毎朝スプレッドシートを開いて色の付いた行だけを見れば、対応漏れがひと目で分かります。

スプレッドシートの基本操作やプルダウン・条件付き書式の使い方は、Googleスプレッドシート完全活用ガイドで詳しく解説しています。

これ入れとかないと、後でどこまで進んだか、わからなくなるよ！
では、ここからGASを連動させていくよ、ここからが他と違う内容です！
いや～GASってすばらしい

手順5（応用）：GASで申込者に自動返信メールを送る

受付メールの文面を自分で決めたい場合は、スプレッドシートに付いているGoogle Apps Script（GAS）を使います。

1. 回答シートを開き、「拡張機能」→「Apps Script」をクリックする
2. 下のコードを貼り付け、「お名前」「メールアドレス」をフォームの質問名に合わせて書き換えて保存する
3. 左の時計アイコン「トリガー」→「トリガーを追加」で、実行する関数に「onFormSubmit」、イベントの種類に「フォーム送信時」を選んで保存する（初回はGoogleアカウントの承認が必要です）

function onFormSubmit(e) {
  // フォームの質問名ごとに回答を取り出す
  const v = e.namedValues;
  const name = v['お名前'][0];
  const email = v['メールアドレス'][0];

  const subject = '【受付完了】お申し込みありがとうございます';
  const body = name + ' 様\n\n'
    + 'このたびはお申し込みいただき、ありがとうございます。\n'
    + '内容を確認のうえ、2営業日以内にご連絡いたします。\n\n'
    + '※このメールは自動送信です。';

  MailApp.sendEmail(email, subject, body);
}

注意点として、GASで送れるメールの数には上限があります。2026年10月時点の公式の目安では、無料のGoogleアカウントは1日100人まで、Google Workspaceは1日1,500人までです。申込が多いイベントでは、上限を超えないか事前に確認しましょう。

もっとGASを使いこなしたい方には、Webアプリまで作れる解説書もあります。

2026年の新機能：Geminiでフォームの「たたき台」を作る

Googleフォームでは、AIのGeminiに「セミナー申込フォームを作って」と頼むだけで、質問項目のたたき台を作れるようになっています。2025年11月からは日本語にも対応しました。ドキュメントやPDFを参考資料として読み込ませることもできます。

ただし、この機能はGoogle Workspaceのビジネス向けプランや、Google AI Pro・Ultraの契約者向けで、無料の個人アカウントでは使えません。

申込フォームを使うときの個人情報の注意点

申込フォームには氏名やメールアドレスなどの個人情報が集まります。一人総務として、次の点だけは必ず確認しておきましょう。

• スプレッドシートの共有設定を「制限付き」にし、必要な人だけに共有する
• フォームの設定で「結果の概要を表示する」をオフにする（他の人の回答が見えないようにする）
• イベントが終わったら、不要になった回答データを削除する時期を決めておく
• Googleアカウント自体を守るために、2段階認証やパスキーを設定しておく

よくある質問

Q. Googleフォームとスプレッドシートの連携は無料ですか？

A. はい。Googleアカウントがあれば、フォームの作成・スプレッドシートへの記録・メール通知は無料で使えます。

Q. 日程ごとの定員を自動で締め切れますか？

A. 標準機能では、日程ごとの定員管理はできません。フォーム全体の受付は「回答」タブの「回答を受付中」をオフにすれば止められます。日程ごとの定員管理や予約の変更・キャンセルまで自動化したい場合は、予約管理ツールやLINEの拡張ツールを検討しましょう。

Q. スマホだけで作れますか？

A. スマホのブラウザからも作成はできますが、項目の多いフォームやスプレッドシートの設定は、パソコンのほうが作業しやすいです。

Q. 回答をLINEで受け付けることはできますか？

A. LINE公式アカウントのメッセージにフォームのURLを載せれば、LINEから申込を受け付けられます。申込後の案内を自動で送る方法は、LINEステップ配信のやり方で解説しています。

さらに自動化したい人向けのツール

申込の数が増えてきたら、次のような道具も選択肢になります。

やりたいこと	おすすめの方法	向いている人
受付メールの文面を変えたい	GAS（手順5）	少しコードを触れる人
申込者に段階的に案内を送りたい	LINE公式アカウント＋拡張ツール	LINEで集客している人
申込管理をアプリにしたい	Google AppSheet	ノーコードで画面を作りたい人

LINEで申込後のフォローまで自動化したい方は、LINEツール「エルメ」の使い方もあわせてご覧ください。AppSheetで申込管理アプリを作りたい方には、こちらの入門書が分かりやすいです。

まとめ：まずは「連携・通知・対応状況」の3つから始めよう

• Googleフォームの回答をスプレッドシートにつなげば、転記作業はゼロになる
• 自分へのメール通知と、申込者への控えメールは標準機能で設定できる
• 「対応状況」の列とプルダウン・色分けで、対応漏れを防げる
• 文面を自分で決めた受付メールを送るなら、GASで自動返信を追加する

最初から完璧な仕組みを作ろうとせず、まずは手順1〜4を30分で作ってみるのがおすすめです。まずは使ってみることが大事です。

あわせて読みたい：一人総務がAIに任せている仕事10選／【初心者向け】Backlogの使い方完全ガイド

参考

• フォームの回答の保存先を選択する（Google ドキュメント エディタ ヘルプ）
• Quotas for Google Services（Google Apps Script）
• Help me create with Gemini in Google Forms（Google Workspace Updates）
• Gemini in Google フォーム 対応言語拡大（Jetstream）